5 koraka kako napisati poslovni email
Najefikasniji način za kontaktiranje poslovnog saradnika je skoro od uvek bio putem pošte, jer treba imati na umu da papir trpi sve i garantuje da neće doći do nesporazuma između dve strane. Sa novom tehnologijom, format i sistem isporuke pisama se promenio. Umesto otkucane ili rukom pisane beleške na papiru, Vaše pismo se danas piše i isporučuje u vidu e-pošte tzv. email-a, direktno u prijemno sanduče primaoca.
Kao što smo već rekli „papir trpi sve“ tako da formulacija napisanih reči u Vašoj komunikaciji uvek mora biti precizna. Za razliku od komunikacije Licem-u-Lice, email komunikacija ne podrazumeva neverbalne znakove (govor tela), što opet poziva na obraćanje pažnje na sadržaj poruke i jasno tumačenje.
Za pisanje poslovnog email-a potrebno je samo pet koraka.
1. korak – Subject line (naslov)
Budući da većina nas koji primamo veliku količinu e-poruka, samo brzinski skeniramo naslove (subject line) i često na osnovu naslova i odlučujemo koje poruke ćemo otvoriti a koje ne. Zato je i prvi korak da ozbiljno razmislite o tome šta će se nalaziti u naslovu email-a.
Dobro napisan subject line odrediće da li će ta e-pošta biti otvorena. Email mora imati temu koja će privući pažnju primaoca i temu koju ćete predstaviti.
Dve reči će Vam pružiti sva uputstva koja su Vam potrebna da biste pravilno postavili temu – informativni i sadržajni. To ne znači da linija predmeta treba da ima 25 reči, ali mora biti dovoljno dugačka da se pređe na nameru prepiske. Takođe treba obratiti pažnju i na reči koje se stavljaju u Subject line jer neke su već predefinisane tako da poslati email direktno preusmeravaju u neželjenu poštu (Spam).
Tema bi trebalo da bude nešto što će osoba kojoj je šaljete razumeti. Uz ovo, jasno objasnite u čemu je smisao vaše e-poruke koji možete učiniti nakon što privučete njihovu pažnju. Nije sve tako teško jednom kad to shvatite kako to pravilno da uradite.
2. korak – Profesionalni format
Jedna stvar koja se nije promenila pri prelasku sa formalnog papirnog pisma na e-poštu je osnovni format i struktura. To znači da biste i dalje trebali adresirati i završavati svoju e-poštu kao što biste to učinili u slučaju pisanja profesionalnog pisma u istu svrhu.
Koristite pozdravne reči poput Gospodine (Mr.) ili Gospođo (Ms.), Poštovani i sl. na odgovarajući način i uzdržite se od preteranog opuštenog uvoda ukoliko niste bliski saradnik sa primaocem email-a. Ne preskačite ovaj deo, čak i ako niste sigurni kome se obraćate putem email-a prvi put. Budite što formalniji.
3. korak – Ostanite fokusirani
Telo vašeg email-a imaće puno veze sa tim da li je Vaš glavni cilj ispunjen ili ne. Dugi i nesretni sadržaj najverovatnije neće biti od velike pomoći s obzirom na to da će se većina Vašeg email-a u najboljem slučaju preleteti.
To znači da morate biti vrlo jasni i precizni u načinu na koji iznosite temu svog pisma. Kratke rečenice sa jednom do dve rečenice u paragrafu su dobar početak. Nabrajanje Vam pomaže da ubacite svoju poruku bez puno dodatnih reči. To treba da budu rečenice koje će primaoca email-a uputiti pravo na stvar koju želite da prenesete tom porukom.
Ako mislite da je Vaš email prekratak, možda je zapravo savršene dužine. Morate biti u stanju da kažete ono što pokušavate da kažete u što manje reči i da Vas i dalje razumeju. Potrebno je malo vežbanja i savladaćete i ovaj korak.
4. korak – Pregled sadržaja pre slanja
Poslednje što želite da se dogodi je da primaocu email-a pošaljete poruku koja sadrži greške u kucanju ili ne priložen dokument o kojem ste pisali u email-u. Dakle, to možete lako izbeći radeći tri stvari. Za pravopis, koristite alatke za ispravku pravopisa i gramatike na računaru. Drugo, nakon skeniranja, prođite još jednom kompletnu lekturu da biste pronašli druge greške. Pročitajte naglas svoj email kako biste mogli čuti kako zapravo zvuči.
Ako trebate izvršiti bilo kakve ispravke u strukturi rečenice ili pasusa, vreme je da to učinite svakako pre slanja. I na kraju, potražite stručni savet o tome kako poboljšati pisanje.
5. korak – Koristite ispravnu adresu
Koliko god ovo očigledno izgledalo, budite sigurni da poslovno pismo koje šaljete zapravo ide na poslovnu e-adresu primaoca. Drugim rečima, ako imate više adresa za ovu osobu, uzdržite se od slanja svima ili će ona biti ignorisana.
Kod unosa adrese primaoca email-a, ukoliko šaljete pismo na više različitih adresa, koristite BCC polje za unos adrese, osim ako ne želite sa namerom da se primaoci međusobno vide.
