5 saveta za bolje upravljanje vremenom
Veliki deo uspešnosti u upravljanju vremenom je organizacija. Međutim, šta ako ste vi neorganizovana osoba? To nije nešto čega se treba stideti jer možda nikada niste savladali odgovarajuće organizacione veštine ili se možda borite sa nečim što je van vaše kontrole, poput ADHD-a (poremećaj nedostatka pažnje).
Iako ste možda jedan od onih koji se snalaze u haosu i dalje je veoma važno da znate da upravljate svojim vremenom – bilo da ste prirodno organizovana osoba ili ne. Kada ne upravljate dobro vremenom rokovi vas guše, projekti ostaju nedovršeni, a važni zadaci zaboravljeni što na vas utiče stresno, a firmu dovodi u opasnost.
Zato, dobra vest je da prateći ovih 5 saveta možete bolje upravljati svojim vremenom bez obzira na to koliko ste neorganizovani.
1. Procenite kako provodite svoje vreme
Ponekad vam se čini da nemate dovoljno sati u danu kako biste izvršili sve svoje obveze, odradili posao u zadatom roku ili ipak samo uživali u stvarima koje vas opuštaju?
Razlog zašto niste uspešni u upravljanju vašim vremenom može biti vaš način života. Primera radi, ako radite 12 sati dnevno trebalo bi da utvrdite zašto. Ako preuzimate previše zadataka trebalo bi da počnete da deo prosleđujete drugima. Možda radite 12 sati dnevno zbog toga što ste svakih pet minuta na mobilnom telefonu, zato probajte da ga isključite dok radite i na taj način ćete odraditi više u kraćem roku.
Prvi korak u upravljanju vremenom je procena kako svakodnevno provodite vaše vreme. Možete koristiti aplikacije za praćenje vremena ili papir i olovku kako biste zabeležili šta ste radili, kada i koliko dugo.
2. Pametno organizujte svoje vreme
Upravljanje vremenom je zaista teško, zato ukoliko želite da to uspešno obavljate možete koristiti planer. Imati kalendar kako biste rasporedili vreme što efikasnije, kao i da biste se podsetili na neke važne događaje ili zadatke je od velike važnosti. U svoje planere zapisujte listu svakodnevnih aktivnosti koje je potrebno zabeležiti poput sastanaka, rokova projekata, društvenih događaja i slično. Nemojte planirati aktivnost za svaki sat u danu jer to može biti frustrirajuće. Potrebno je imati i malo vremena za odmor kao i za neočekivane situacije.
3. Planirajte, prioritizujte i završite zadatke
Mnogo ljudi ne uspeva pravilno da upravljaju vremenom upravo zato jer nisu planirali, postavljali prioritete i završavali zadatke. Rešenje ovog problema leži u stvaranju rutine. Za početak, to može biti kreiranje nedeljnog rasporeda s najvažnijim zadacima. Za njih postavite odgovarajuće vremenske okvire i budite konzistentni i držite se jednakih okvira kroz čitavu sedmicu. Primera radi, ako proveravate vaše e-mailove u 8 sati ujutro i narednih dana to činite u isto vreme.
Sve kompleksnije zadatke podelite u manje, lakše upravljive delove za koje možete postaviti realnije vremenske okvire.
4. Izbacite loše navike
Jedan od potencijalnih razloga vaše neorganizovanosti neretko su i loše navike koje ste razvili tokom vremena, a koje vas sprečavaju u dobroj organizaciji. Kako biste naučili bolje da upravljate svojim vremenom potrebno je da se rešite tih istih navika, poput preuzimanja više posla nego što možete uraditi. U takvim situacijama naučite reći ne.
Nemojte se oslanjati na vaše pamćenje jer koliko god ono dobro bilo može vas izneveriti. Sa sobom uvek nosite rokovnik kako biste mogli da zapišete sve, od vaših misli i ideja do raznih svakodnevnih beleški.
Multitasking je, iznenađujuće, takođe jedna od loših navika. Radeći više stvari odjednom nije efikasno, jer teže završavamo zadatke pred nama, konstantnim prebacivanjem misli s jednog zadatka na drugi. Zato je potrebno fokusirati se na dovršavanje jednog po jednog zadatka.
5. Naučite kako da upravljate distrakcijama
Ponekad će biti trenutaka kada će na vaše vreme uticati brojni spoljni faktori, poput neočekivanih gostiju ili sastanka. Postoji nekoliko načina kako upravljati tim spoljnim uticajima. Jedan od njih je postavljanje tačnog vremena kada odgovarate na telefonske pozive ili mailove, kao i kada ste na poslu isključiti sve notifikacije koje nas mogu ometati. Drugi način je utvrditi vreme kada ste slobodni za interakciju, a u trenucima zauzetosti postaviti vidljive znakove i time upozoriti ostale na nedostupnost.
Biti neorganizovan ne mora biti nužno loše. Fokusiranje na pronalaženje adekvatne tehnike kojom ćete upravljati svojim vremenom je poželjno, to što je jedna osoba imala uspeha koristeći jednu metodu ne znači da će ista odgovarati i vama. Zato se ne treba bojati i isprobavati različite načine i ideje sve dok ne pronađete onu koja vam pomaže da svoje vreme iskoristite najbolje moguće.
Izvor: iLearn
