6 veština koje treba da ima svaki poslovni sekretar

Poslovni sekretari imaju važnu ulogu u kompanijama i ključni su profesionalci za upravljanje unutar organizacije. Ova uloga se razvijala od prižanja administrativne podrške do ključne pozicije u kompanijama.

Ukoliko ste vlasnik kompanije, ili radite u ljudskim resursima koji zapošljavaju radnike ili pak želite da aplicirate za posao poslovnog sekretara proverite koja znanja i veština treba da poseduje svaki poslovni sekretar kako bi efikasno obavljao svoj posao.

Ključni elementi su:

1. Komunikacija: Poslovni sekretar mora biti vešt kako u verbalnoj, tako i pisanoj komunikaciji kako bi mogao da komunicira sa zaposlenima u firmi, klijentima i partnerima. Ovo uključuje sposobnost pisanja poslovnih pisama, e-pošta i memoranduma, kao i sposobnost da se usmeno komunicira na različitim nivoima.
2. Vreme i upravljanje zadacima: Poslovni sekretar mora biti sposoban da upravlja svojim vremenom i zadacima, kako bi mogao da ispunjava rokove i obavlja poslove efikasno.
3. Organizacija: Poslovni sekretar treba biti organizovan, kako bi mogao da brzo i efikasno pronalazi dokumente, beleške i druge materijale.
4. Računarske veštine: Poslovni sekretar mora biti vešt u korišćenju računara i softvera, uključujući programe za obradu teksta, tabele, prezentacije, kao i softver za upravljanje bazama podataka.
   MS Office programi su izuzetno važni za poslovne sekretare i u većini slučajeva bi poslovni sekretar trebao da bude vešt u radu sa ovim programima. MS Office uključuje softver za obradu teksta (Microsoft Word), tabele (Microsoft Excel), prezentacije (Microsoft PowerPoint), kao i alatke za upravljanje bazama podataka (Microsoft Access).

         Kao poslovni sekretar, verovatno će biti potrebno da koristite ove programe za izradu pisama, faktura, izveštaja, tabela, prezentacija i drugih dokumenata. Pored toga, možda će vam biti potrebne naprednije veštine u korišćenju ovih programa, kao što su rad sa makroima, kreiranje grafikona, izrada složenih tabela i baza podataka.

5. Profesionalno ponašanje: Poslovni sekretar mora biti sposoban da održava profesionalni ton u svim komunikacijama i da se pridržava profesionalnih standarda ponašanja.
6. Razumevanje industrije: Poslovni sekretar treba da ima osnovno razumevanje industrije u kojoj radi kako bi mogao da se prilagodi specifičnim potrebama i zahtevima firme.

Na nekim veštinama se radi godinama, tokom obrazovanja, rada, neke veštine ćete „izbrusiti“ kada se zaposlite, a ono što možete odmah da uradite je da steknete osnovno znanje u radu sa MS Office programima. Smart school organizuje obuku 8. maja Business Master 1, na kojoj ćete naučiti sve ono što vam je za početak potrebno, a ukoliko već posedujete neko znanje iz MS Office programa, ovaj kurs je idealan da sistematizujete postojeće znanje.

A ako je potrebno da posedujete naprednije veštine u skladu sa specifičnim zahtevima uloge poslovnog sekretara i zadatka koji obavljate veoma je koristan kurs naprednog Excel-a koji je zakazan za 9. maj.