9 saveta za poboljšanje veštine komunikacije

Većina nas misli da je komunikacija ono što prirodno radimo i nikada o njoj ne razmišljamo kao o spoljnoj veštini koju možemo ispolirati.

Pročitajte u produžetku neke od najefikasnijih, a istovremeno primenljivih i lakih za primenu saveta za poboljšanje komunikacije koje možete odmah početi da koristite na svom radnom mestu.

Izazivamo vas da primenite dole navedene savete i bićete zapanjeni količinom poboljšanja koje možete da unesete kako u svoj profesionalni, tako i u lični život.

Savet 1: Ne gubite se u prevodu – komunicirajte eksplicitno

Mi imamo naviku da mislimo da svi u projektnom timu znaju sve o projektu i ponekad su naši email-ovi / izjave / dokumenti otvoreni za tumačenje. Kao primer:

Izjava 1: „Želimo da tim završi svoje aktuelne probleme i testira što je pre moguće, jer ovog petka imamo „zamrzavanje koda“, nakon čega sledeće nedelje sledi demonstracija klijentima“

Izjava 2: „Želimo da tim završi svoje aktuelne probleme do kraja radnog dana u četvrtak, jer imamo zakazano „zamrzavanje koda“ za ovaj petak. Takođe, s obzirom da naš kupac imati demo naredne srede, molimo tim da izvrši temeljno testiranje svog koda“

Druga izjava je mnogo jasnija i tačno prenosi ono što čitalac treba da zna.

„Uverite se da je vaša komunikacija kratka, tačna i da ne sadrži nebitne detalje, a da je konkretna i da obuhvata sve relevantne informacije. Takođe zabeležite gramatičke, interpunkcijske i pravopisne greške. Možete da koristite alatke za proveru gramatike (PaperRater, Grammarly i SlickWrite).“

Savet 2: Upoznajte svoju publiku, oblikujte sadržaj

Što bolje razumete i prepoznate pozadinu, nivo tehničke pronicljivosti i znanje svoje publike, to su veće šanse da prenesete svoje mišljenje!

Kao primer:
Učiniti da vaš kupac shvati situaciju uskog grla u jednom od IT projekata moguće je putem jednostavne email-a sa dva linka (jer je stručnjak za predmet i zna sve o funkcionalnostima projekta). Ali, objašnjenje istog problema spoljnom učesniku bez davanja potpune pozadine – očigledno nije moguće bez vizuelnog demoa.

„Podesite i preformulišite svoj sadržaj u obliku email-a, prezentacija, dokumenata, sinopsisa, studije slučaja i demonstracije na osnovu vašeg znanja o onom kome se obraćate i pozicionirajte svoj sadržaj u skladu s tim – privući ćete njihovu pažnju zajedno sa njihovim poštovanjem i divljenjem“.

Savet 3: Nadogradite svoje pisanje prateći TODE (ne TOAD!)

Jednostavan akronim TODE osiguraće da vaši pisani artefakti budu uvek vrhunski. Evo kako:

Postavite TON: Pre nego što napišete jednu reč, razmislite kakav bi želeli da bude ton vašeg pisanja? Može biti formalno ili neformalno, aktivno ili pasivno, rasvetljavajuće ili direktno, nastavno ili akademsko – možete to odlučiti beleženjem onoga što ćete napisati, kome se obraćate i koju poruku treba poslati.

ORGANIZUJTE svoje pisanje: Većina dobrih komunikatora zakleće se da će, ako stvore širok outline/strukturu onoga što treba da napišu, ostatak dela sam doći na svoje mesto. Takođe, na taj način ste sigurni da ste pokrili sve najvažnije i krajnjem čitaocu je lako da ga shvati – potpuna pobeda (win-win situacija)!

Napravite DRAFT/NACRT: Šta god vam prvo padne na pamet, ne mora uvek biti ono što ste želeli da vam se saopšti. Uvek napravite radnu verziju ili radnu kopiju koju napravite prilikom prvog pokretanja, a zatim popunite detaljima i poboljšajte je.

Ne zaboravite da pregledate i EDITUJETE: Pravopisne i gramatičke greške se mogu izbeći ako pročitajte svoj članak naglas. Microsoft Word ili bilo koji standardni procesor za obradu teksta mogu vam biti od pomoći na ovom koraku.

Savet 4: KISS – Keep It Simple, Silly!

U prezentaciji možete privremeno impresionirati klijente svojim tehničkim žargonom, ali dugoročno ćete ih više zbuniti nego prosvetiti.

Dakle, neka vaš razgovor bude jednostavan, ne brbljajte mnogo i ne koristite prekomplikovane reči ili fraze.

Pored toga, da biste lakše razumeli, iskoristite dijagrame toka, infografike ili druga slikovna pomagala i učinite prezentacije i komunikaciju vizuelnijom.

Cilj je da oni kojima se obraćate bolje razumeju vašu poentu i ostaće im u umu jer se zna da ljudi pamte slike 13 puta duže od reči!!!

Savet 5: Priberite svoje misli, pravite mentalne beleške

Svaka neefikasna verbalna komunikacija može se pretvoriti u impresivan i uverljiv diskurs ako samo u 30 sekundi pokušate mentalno da nabrojite šta sve treba da pokrijete kako bi taj razgovor bio što konstruktivniji.

„Umeće pravljenja brzih mentalnih beleški i obrisa osigurava da je vaša komunikacija strukturirana i dobro promišljena dok uklanjate suvišne elemente. Ova veština se može usaditi uz malo vežbanja i jednom kada se savlada, dodaje puno gravitacije vašoj ličnosti“.

Štaviše, zahvaljujući vašoj elokvenciji, ljudi će vas smatrati autoritativnijim i ozbiljno shvatati vas i vaše stavove. Još jedna vidljiva prednost govora sa jasnom, planiranom šemom je da ćete izbeći sve one mmmmmm, ahhhh, znate i druge vrste poštapalica!

Savet 6: Održavajte prisebnost i izvodite BA (Biti aristokrata!)

Danas se stručnjaci na poslu suočavaju sa vrlo raznolikim skupom stakeholder-a – kolegama, potencijalnim klijentima, menadžerima, kupcima, malim i srednjim preduzećima, višim menadžmentom itd. Svaka od ovih zainteresovanih strana ima svoj jedinstveni skup prioriteta, izgleda i veština i sa svakim od njih morate da komunicirate koristeći drugačiji pristup – koji troši vreme i energiju.

Povrh svega, ako neko ne sarađuje ili je teško izaći na kraj sa takvom stranom, vrlo je lako biti frustriran i izgubiti živce.

Međutim, imajte na umu da biti profesionalac znači biti uvek kulturan, elitna klasa!

„Zapamtite da budete pristojni i ljubazni čak i kada se osećate iscrpljeno, jer ako ste ljubazni, stručnjak ispred vas uzvratiće vam ista osećanja i moći ćete da ga ubedite ili osvojite bez mnogo verbalnog napora“.

(Isprobajte ovu brzu vežbu – Zamislite scenario u kojem pokušavate da ubedite nekog od svojih tvrdoglavih stakeholder-a koristeći negativan ton i nepristojne reči. Sada, učinite isto koristeći samo pozitivne reči. Vizualizujte sve razlike?).

Ljubaznost nije u tome da budete pokorni, već u poštovanju druge osobe i njenih osećanja. Ako ste pristojni uprkos tome što ste suočeni sa grubošću, to je znak snage, a ne slabosti.

Savet 7: Osigurajte da se druga osoba oseća saslušanom

U razgovoru je veoma važno da uzvratite ono što ste upravo čuli a pogotovo bi trebali da budete oprezniji kada imate posla sa kupcima koji vam veruju sa svojom vizijom i novcem.

Ako ste sa projektnim timom upravo razgovarali o važnim informacijama, uvek uzvratite razumevanjem i pošaljite povratne informacije rekavši:

• „Dopustite mi da to preformulišem na svom jeziku“
• „Ispravite me ako grešim, ali ono što ja tumačim iz ovoga je“
• „Dakle, ono što mislite da prenesete je …“

Ova mala vežba pomaže u izgradnji poverenja, a druga osoba postaje otvorenija u svojim diskusijama – nešto što će voleti svaki profesionalac!

Još jedna dobra tehnika ovde je postavljanje dodatnih pitanja, na primer:

• „Kakve bi mogle biti implikacije scenarija koji ste upravo objasnili“
• „Da li želite nešto ovde da dodate?“
• „Koliko se ova funkcionalnost uklapa u modul o kojem smo juče razgovarali?“
• „Želim da provedem još malo vremena na ovom području jer vidim da je to zaista važno“

Sve ovo govori da ste zaista pažljivi u razgovoru i cenite vreme i misli osobe koja je ispred vas.

Savet 8: Uvek komunicirajte sa agendom (i neka vam bude pri ruci)

Da li imate posla sa ljudima čiji se razgovor prebacuje s jedne teme na drugu, nedostaje im jasnoća i očigledno nedostaje određena agenda razgovora?

Većinu vremena smo svi sretali takve pojedince.

Da biste bili sigurni da vas ne doživljavaju kao jednog, uvek imajte „određeno oduzimanje“ za bilo koji deo sadržaja i pokušajte da to bude vidljivo već na početku kako bi svi shvatili na šta moraju da se koncentrišu.

Na primer:

• Vaši sastanci bi trebali imati dnevni red
• Vaša e-pošta treba da ima temu/Subject
• Vaši dokumenti treba da imaju sažetak
• Vaši predlozi treba da sadrže sinopsis
• Vaše prezentacije treba da imaju uvod
• Vaše diskusije treba da imaju cilj
• Vaše izjave treba da imaju zaključak

Savet 9: Čak i vaše telo ima svoj jezik, obavezno ga koristite

Mi kao ljudska bića smo ponekad varljivi, ali naše telo to nije. Jezik našeg tela daje suptilne znakove koji osobi koja govori ispred mnogo govore o onome što ne nameravamo da prenesemo. Pogledajmo najvažnije znakove govora tela koje biste trebali da pokažete kako bi se vaši saradnici mogli osloniti na njih i bilo im je ugodno da rade s vama:

• Uvek uspostavite kontakt očima: To signalizira da obraćate pažnju i da ste sigurni u ono što govorite – oba važna za BA
• Ne delite pažnju: Ne gledajte laptop, dokumente ili telefon dok ste razgovarate
• Otvorite ruke: Ukrštene ruke znače da niste otvoreni za sugestije i stvara utisak da posedujete nekooperativan stav
• Nožni prsti treba da upućuju na osobu s kojom razgovarate: Nožni prsti i stopala odražavaju u kom smeru vas trenutno zanima – budite pažljivi u tome u razgovoru jedan na jedan
• Koristite ruke: Ako pokretima naglasite svoje misli, to znači da ste uzbuđeni i energični
• Često se osmehujte i klimajte glavom: gestovi daju suptilne nagoveštaje da se slažete sa drugom osobom i da ste na njihovoj strani – jednostavan način za izgradnju poverenja kod zainteresovanih strana

Da sumiramo…

Komunikacija je jedna od najvažnijih veština u arsenalu bilo kog profesionalca, kojoj se, iako je najlakše savladati, daje najmanji značaj!

Kao profesionalac koji mora da komunicira sa raznim grupama pojedinaca i mora da razmeni mnogo informacija, trebali biste svesno obratiti pažnju na svoju verbalnu, pisanu komunikaciju, kao i na govor tela. Spajanje gore navedenih saveta i revnost da postanete bolji komunikator savršen je recept za uspeh u vašem profesionalnom svetu.