10 načina da se projekat vrati na pravi put

Svako ko je radio na projektima zna da postoji niz faktora koji mogu pomeriti rok i tok projekta. Ne retko se desi da je neki posao teži nego što se prvobitno očekivalo ili da zahteva dodatne ljude na projektu ili čak da postojeće ubrzavate u njihovim fazama projekta. Ponekad otkrijete da su aktivnosti jednostavno potcenjene.

Ako otkrijete da Vaš projekta gubi tlo pod nogama, vaša prva obaveza kao menadžera projekta je da pokušate da utvrdite uzrok. Ako potražite rešenja ne znajući uzrok, situacija će se verovatno ponoviti. Vaš drugi zadatak je da pokušate da napravite ispravke koje će projekat vratiti u kolosek.

Na početku dugog projekta imate mnogo mogućnosti da rešite svoj problem. Ali pred kraj, vaši izbori se smanjuju. Pogledajte ovu listu praktičnih tehnika koje se mogu primeniti u vašoj situaciji. Imajte na umu da ova lista nema prioritet. Neke tehnike mogu delovati u jednom slučaju, dok bi druge mogle biti bolje primenjene u drugoj situaciji.

#1: Prekovremeni rad

Svi ga mrze, ali jedno logično mesto za početak je prekovremeni rad. Ako ljudi rade više sati, mogu obaviti više posla. Prekovremeni rad može biti najbolja opcija ako ste pri kraju projekta i trebaju Vam samo poslednji napor da sve obavite po rasporedu. Ako ste još uvek u ranoj fazi projekta, verovatno postoje efikasnije strategije. Ova opcija takođe može imati implikacije na troškove ako će Vam resursi iz ugovora raditi prekovremeno.

#2: Preraspodelite resurse

Rukovodilac projekta prvo mora da razume koje se aktivnosti smatraju najvažnijim za uspeh projekta ili na „kritičnom putu“. Na kraju, ako je projekat u trendu prekoračenja roka, po definiciji je to kritični put koji kasni. Jednom kada shvatite kritičnu putanju, pogledajte da li se resursi mogu premestiti iz drugih aktivnosti kako bi se rešio problem. To će vam omogućiti da projekt vratite na pravi put odlaganjem ili rastezanjem nekog posla. Ipak, budite oprezni: Odlaganje nekog posla može na kraju promeniti kritični put. Uvek proverite da li ste ponovo proveravali kritičnu putanju svaki put kada promenite raspored.

#3: Još jednom proverite sve zavisnosti

Zavisnosti od rasporeda predstavljaju aktivnosti koje se moraju izvršiti određenim redosledom. Na primer, ako gradite kuću, ne možete započeti postavljanje okvira dok se temelj ne sipa i ne osuši. Ako ste idete ka prekoračenju roka, trebalo bi da ponovo potvrdite zavisnosti, jer je moguće da se raspored produžava nevažećim zavisnostima između aktivnosti. Nevažeće zavisnosti mogu učiniti da se aktivnosti moraju obavljati uzastopno, kada se zaista mogu paralelno obavljati.

Ponekad softver za zakazivanje slučajno doda zavisnost. Ponekad menadžer projekta doda zavisnost, ali kasnijim pregledom odluči da ona zapravo ne postoji. Možda bi bilo logično da članovi tima pregledaju raspored kako bi utvrdili da li pronalaze zavisnosti za koje menadžer projekta smatra da su validne, ali da znaju da su nevažeće. Proverite sve zavisnosti kako biste bili sigurni da su sve vaše činjenice tačne pre nego što pređete na drastičnije mere za vraćanje projekta u predviđeni rok.

#4: Proverite vremenski ograničene aktivnosti

Vremenski ograničene aktivnosti su one sa trajanjem koje se ne menjaju na osnovu broja primenjenih resursa. Na primer, možda ste vreme računali po članu tima, a ne po aktivnosti. Ako neka aktivnost traje 5 dana za jednu osobu, možda je potrebno isto 5 dana i ako 10 ljudi obavlja tu istu aktivnost istovremeno. Proverite sve ove vremenski ograničene aktivnosti da biste potvrdili vremenski okvir. Možda pravite pretpostavke koje bi mogle da se promene drugačijim pristupom. Na primer, ako ste ugovoru dodelili tri dana da dođete do klijenta, možda bi se vreme moglo smanjiti na jedan dan plaćanjem više za isporuku preko noći.

#5: Zamenite resurse

Jedan od razloga koji ćete možda pronaći je da imate jedan ili više resursa koji nisu toliko produktivni koliko ste planirali. Možda određeni članovi tima nemaju prave veštine. Možda u ovom određenom području nisu toliko produktivni kao u drugim oblastima. Bez obzira na to, možda postoje mogućnosti za zamenu resursa. U nekim slučajevima možete jednostavno zameniti ljude koji rade na različitim aktivnostima u Vašem projektu ili dovesti drugu osobu.

Zapamtite da su aktivnosti na kritičnom putu ključne. Možda ćete imati mogućnosti da tim aktivnostima dodelite produktivniji resurs, dok ćete manje produktivni resurs dodeliti nekritičkim aktivnostima.

#6: Korigovanje rasporeda

Korigovanje rasporeda znači primenu dodatnih resursa na kritičnoj putanji, redosledu aktivnosti koje se moraju izvršiti prema rasporedu da bi ceo projekat bio završen po planu. Na primer, ako je jednoj osobi dodeljeno da aktivnost završi za 10 dana, mogli biste da vidite da li je dvoje ljudi može da je završi ranije. Ako dva resursa mogu da dovrše aktivnost u pet dana, možda nećete dodavati dodatne troškove projektu, jer polovinu vremena primenjujete dvostruko više resursa.

U drugom primeru, ako dvoje ljudi može da završi posao za šest dana, ubrzaćete raspored po dodatnim troškovima od dva radna dana (dvoje ljudi za šest dana u odnosu na prvobitnu 10-dnevnu procenu). U ovom primeru možete dodatno korigovati raspored primenom tri resursa. Možda bi tada aktivnost trajala četiri dana ili četiri i po dana. Tipično, što više resursa postavite na aktivnost, veći će biti dodatni trošak i dobićete manje povećane uštede vremena.

Dodatni resursi mogu doći iz projektnog tima ili se mogu privremeno pozajmiti izvan tima. Jedan od ciljeva korekcije rasporeda je minimiziranje dodatnih troškova. Međutim, u zamenu za završetak nekih poslova pre roka, obično se  dovodi do nekog dodatnog povećanja troškova projekta. Ako trošak nije toliko važan kao krajnji rok, korekcija niza aktivnosti može rezultirati ubrzanjem rasporeda.

#7: Brzo praćenje

Brzo praćenje/pregled znači da aktivnosti koje se obično rade redovno gledate i dodelite ih u potpunosti ili delimično paralelno. Povratak na naš primer za izgradnju kuće, ne možete konstruisati okvir dok se temelj ne osuši. Međutim, ako je kuća dovoljno velika, možda ćete imati mogućnosti da ubrzate tako što ćete početi da podižete okvir na bočnoj strani kuće gde je prvo izliven temelj. Temelj će tamo početi da se stvrdnjava i možda će vam omogućiti da postavite okvir na toj strani, dok se temelj na drugoj strani kuće još uvek suši.

Drugi primer uključuje dizajniranje IT aplikacije. Obično ne biste počeli da konstruišete rešenje dok dizajn nije završen. Međutim, ako biste brzo pratili, započeli biste izgradnju rešenja u oblastima u kojima ste smatrali da je dizajn prilično čvrst, ne čekajući da se celokupni dizajn završi. Brzo praćenje obično uključuje rizik koji može dovesti do povećanja troškova i neke prerade kasnije. Na primer, u našem primeru dizajniranja i izrade aplikacije, moguće je da se dizajn može promeniti pre nego što bude finalizovan, a te konačne promene mogu dovesti do potrebe da se izvrši ponovni rad već u toku.

#8: Sprečite sve promene opsega

Mnogi projekti počinju da se kreću preko svog roka jer rade više posla nego što su se prvobitno obavezali. To bi moglo biti rezultat lošeg upravljanja promenama dometa ili bi se moglo raditi na malim promenama ispod radarskog ekrana. Ako rizikujete da propustite datum krajnjeg roka, kao menadžer projekta morate da sarađujete sa klijentom i članovima tima kako biste bili sigurni da se ne traži i ne radi apsolutno nikakav neplanirani posao, čak i ako je to samo jedan sat. Sva energija treba da ide u ubrzanje dogovorenog osnovnog rada.

#9: Poboljšati procese

Kada pogledate uzrok projekta koji prekoračuje vremenski raspored, možda ćete otkriti da bi neki od internih radnih procesa mogli biti poboljšani. Zatražite povratne informacije članova tima i potražite načine koji su u unutrašnjoj kontroli vašeg tima za pojednostavljivanje procesa. Na primer, možda imate dnevni sastanak o statusu koji ne daje vrednost i koji se može smanjiti na jedanput nedeljno. Takođe ćete naći uska grla u dobijanju odobrenja za isporuku.

Ako otkrijete kašnjenja prouzrokovana spoljnim procesima, pokušajte da pregovarate o promenama u procesu, bar privremeno. Na primer, možda ćete otkriti da se aktivnosti odlažu jer ljudi moraju da rade na godišnjim pregledima učinka. Iako su ovi podaci važni, možda se vreme popunjavanja pregleda može promeniti kako bi se omogućilo da se ključne projektne aktivnosti završe u predviđenom roku.

#10: Smanjite obim posla

Jedna od opcija koja je obično dostupna je pogledati preostali posao i pregovarati sa klijentom da se deo ukloni iz projekta. Ako mislite da neki preostali posao nije suština projekta, možete razgovarati o njegovom brzom uklanjanju. Ako je preostali posao suština rešenja, ova rasprava će možda ipak morati da se održi kao krajnje sredstvo. Možda je opcija da ovaj projekat završite na vreme sa manje od 100 posto funkcionalnosti, a zatim izvršite sledeći projekat da biste ispunili preostale zahteve.

Određivanje prioriteta

Neke od ovih tehnika ne zahtevaju dodatni budžet. Dok druge tehnike za ubrzavanje rasporeda rezultiraće povećanim troškovima projekta i smatraće se opravdanim ako je krajnji datum važniji od troškova.

Ako je krajnji datum izuzetno važan i ne možete da premestite raspored ili budžet, možda postoje opcije povezane sa smanjenjem obima posla. Obično možete brže obaviti manje posla. Jednom kada saznate uzrok problema i svoju fleksibilnost budžeta, možete da odredite najbolje mere koje ćete preduzeti da biste se vratili na pravi put da biste ispoštovali krajnji rok.

Ovo su bile smernice preuzete sa izvora techrepublic. Svakako ih smatramo veoma korisnim. Ali ako želite da svoje veštine planiranja, realizovanja i kontrolisanja projekta dovedete na jedan potpuno novi i kompletni nivo, predlažemo da pogledate našu ponudu za petodnevni intenzivni trenining Project Management – Upravljanje po PMI metodologiji.

Za sve informacije, slobodno nam se obratite na telefon 060 4728 200 ili email: school@smartschool.rs.