Koja projektna dokumentacija je potrebna za uspešnu realizaciju projekta?

Project menadžeri su svesni važnosti projektne dokumentacije jer ona čini vitalni deo upravljanja projektom. Dokumentacija ima dve osnovne funkcije, a to je da se osigura da su zahtevi projekta ispunjeni i da se utvrdi sled u pogledu onog što je urađeno, ko je to uradio i kada je učinjeno.

Dokumentacija mora postaviti temelje za kvalitet, praćenje i istoriju kako za pojedinačni dokument tako i za celokupnu projektnu dokumentaciju. Takođe je izuzetno važno da je dokumentacija dobro uređena, lako čitljiva i adekvatna.

Pre pokretanja prikupljanja ili izrade projektne dokumentacije, važno je da prvo shvatite zašto se projekat dešava i kakvu vrstu upravljanja projektom može zahtevati. Ovo će odrediti koliko i koja vrsta projektne dokumentacije je potrebna i da li je potrebno prikupiti projektnu dokumentaciju ili je početi razvijati od nule.

Važno je da sebi, klijentu ili vašem menadžeru, postavite nekoliko krucijalnih pitanja na osnovu kojih ćete imati kompletniju sliku projekta (na pr. Koji su ciljevi projekta? Da li ima arhiviranih sličnih projekata i koja su to projektna dokumenta? Postoji li se sledi neka već utvrđena projektna metodologija? Ko su ključni članovi tima i potrebni resursi? Koji je budžet? Koji je vremenski okvir? Koja komunikacija je potrebna na projektu?)

Prema primerima iz svetske prakse, najbolje je da dokumentacija prati životne faze samog projekta, zato da počnemo.

Predlog projekta (Project proposal / Business Case)

Ovaj dokument će pružiti ideju/opravdanje za ulaganje u projekat. To je početni dokument koji objašnjava zašto se ulazi u projekat; ciljeve i rezultate koji se traže, odnosno, koji problem projekat treba da reši. Ovaj dokument može biti jednostavna e-mail poruka od klijenta ili Word dokument od 50 stranica koji sadrži podatke od 10 zainteresovanih strana (stakeholdera) u projektu. Jedno je sigurno, treba da je dovoljno uverljiv da bi se opravdala investicija potrebna za projekat.

Project Charter

Ovo je možda i najvažniji dokument od svih. Sa ovim dokumentom se inicira sam projekta i u njemu se navodi tačan opseg rada na najvišem nivou koji treba završiti; uslovi; timeline; potrebne investicije (resursi i budžet); definicije učinjenih i faktora uspeha projekta. U dve reči – program rada! Bez ovog dokumenta, projekat formalno i ne postoji. Ovaj dokument uglavnom treba da odobri viši menadžer u organizaciji.

Project Management Plan

Plan pokriva sve što treba da znate i uradite da biste upravljali projektom, uključujući stvari kao što su upravljanje tolerancijama projekta, odstupanja, pristup kontroli promena, kako ćete proceniti kvalitet i tako dalje.

Project Schedule

Project Schedule određuje sve zadatke, ko će ih uraditi i kada će biti izvršeni. To je vremenski okvir za završavanje zadataka i započinjanje novih. Svi radovi u vezi sa projektom trebaju biti zakazani. U nekim slučajevima, dobro je dokumentovati planirani raspored i trenutni raspored tako da se zadaci na kojima se kasni mogu označiti i na kraju rešiti. Za Project Schedule, možete da koristite dostupne alate koji će vam svojom automatizacijom dosta pomoći. Ono što treba zapamtiti je važnost toga da vam ovaj dokument u svakom momentu bude ažuran (up-to-date).

Project Communications Plan

Planiranje komunikacije na projektu će osigurati efikasnu komunikaciju između projektnog tima i zainteresovanih strana. Ponekad je to jednostavan spisak datuma sa ažuriranjima ili sastancima koji mogu biti potrebni. Drugi, složeniji projekti zahtevaju email i document polise; statuse sastanaka i automatsko izveštavanje o statusu; rad, status, rizike i probleme. Imati ispravan plan komunikacije pomoći će da se odluke o projektima učine efikasnijim.

Project RAID Log

RAID je skraćenica za Risks – Actions (Assumptions) – Issues – Dependencies (Decisions). Ovaj dokument obuhvata rizike, akcije (pretpostavke), probleme i odluke. Preko Project RAID log dokumentacije pratite sve promene. RAID log može biti deo vašeg PM softvera ili ga možete napraviti i održavati u pojedinačnim sheet-ovima.

Change Request Management

Ovo će vam pomoći da pratite sve formalne dodatke ili izmene dogovorenih rezultata iz bilo koje druge projektne dokumentacije. Upravljanje promenama je izazovno, jer postoji potreba da se osigura da je promena dovoljno detaljna i obuhvaćena od strane svih strana. U većini slučajeva to će uticati na plan projekta.

Project Status Reports

Izveštaji o statusu projekta je još jedan ključni dokument tokom faze izvršenja. Pokriva različite scenarije formalne project board izveštaje, nedeljne info izveštaje za tim, formalne izveštaje za PMO, AD hoc izveštaje za stakeholdere… Jedan od čestih zadataka Project menadžera je svakako izveštavanje. Zato ovo i nije jedan jedinstveni dokument, nego čitava kolekcija dokumenata. Oni su zaista važni zato što je to mehanizam koji se koristi za redovno informisanje svih zainteresovanih strana. To su formalni pisani podaci o napretku i omogućavaju preduzimanje akcija na vreme.

Project Budget Tracker

Ovo je drugačija vrsta dokumenta. Sadrži manje tekst, ali zato mnogo više brojeva. Naravno korisno je imati i tekstualni deo koji ide uz kalkulacije o informacijama o ugovorima, nabavkama i finasijskim procesima. Project Budget Tracker treba da vam pokaže šta ste prognozirali da potrošite, tj. „Budžet“ i ono što ste zaista potrošili. Odstupanja koja se mogu desiti između onoga što ste prognozirali i onoga što je vaša stvarna potrošnja bila, se mogu identifikovati gde su nastala.

Lessons Learned Review

Ovo je veoma bitan dokument ako vi ili vaša organizacija ikada poželite da ponovite projekat ili neki sličan projekat u budućnosti. To će pomoći da se ubrza sledeći projekat. Iako je isporučen post-projekt, to bi trebalo da se uradi tokom celog životnog ciklusa projekta. Snimanje nalaza u različitim intervalima projekta će proizvesti bolji kvalitet i činjenične uvide. Format i detalji ovog dokumenta zavise od upravljanja projektom i kulture upravljanja projektom. Čitav projektni tim treba da doprinese i da se složi sa naučenim lekcijama. Često nisu formirani kao dokument. Mogu biti sačuvani i u vidu baze podataka na vašem portalu ili u bilo kom formatu pogodnom za pretraživanje.

Project Closure Document

Ovaj dokument formalno zatvara projekat i treba da sadrži informacije o tome šta je isporučeno projektom, kako se projekat pokazao u odnosu na vremenska i troškovna merila, kao i merila kvaliteta i opsega, da li je bilo nekih nepredviđenih rizika, pitanja i akcija koji su uticali na završetak projekta, lokacije projektnih fajlova i sve ostalo što osoba koja je ovlašćena za primopredaju mora da zna. Svi dokumenti moraju biti formalno potpisani i odobreni.

Na kraju krajeva, ovo je samo osnova. Svakako ćete projektnu dokumentaciju prilagoditi vašim potrebama kako bi najbolje mogli upravljati vašim projektom i „poentirati“ na samom kraju.

Da bi uspešno uzeli u obzir sve elemente koji su vam potrebni za planiranje, realizaciju, kontrolu i izveštavanje na projektima, predlažemo vam trening Project Management – Upravljanje projektima po PMI metodologiji, koji će vam dati smernice i odgovore na sva vaša pitanja.