Saveti kako pisati efikasne email-ove da bi dobili šta želite

Pisanje efikasnih email-ova koji će vam pružiti ono što tražite može mnogo da pomogne u ostvarivanju poslovnih rezultata i dogovora. Na osnovu nedavne procene McKinsey Globa Instituta, prosečni zaposleni troši 28 procenata radnog dana na upravljanje e-poštom, dok po procenama Campaign Monitor-a, zaposlena osoba u kancelariji u proseku primi 121 email u danu.

Sa milijardama e-poruka koje se šalju svakog dana, nije iznenađujuće što naše email-ovi nemaju učinak kakav bismo želeli. Kao oblik komunikacije brzi su, prikladni i dostupni svima, ali da li su efikasni? Mogu biti ako ste spremni da sledite neka jednostavna pravila za pisanje efikasnih e-poruka.

1. Poznajte svog primaoca

Vaš cilj je da dobijete odgovor od primaoca. Prema tome, prvi korak je osigurati da vaša e-pošta ne ostane samo nepročitana u prijemnom sandučetu primaoca. Izbegavajte generičke email-ove i umesto toga, pokušajte da prikupite informacije o osobi kojoj pišete pre nego što pošaljete e-poštu. Izgradite poverenje pokazujući da znate o čemu govorite. Budite iskreni i objasnite zašto bi rešenje koje nudite koristilo vašem čitaocu. Da biste dodali lični pečat, dobra praksa je da koristite ime primaoca. Ljudi žele da znaju da im se konkretno obraćate. Uz ovo ćemo dodati da Vaš email nikad ne započinjete sa „Ja“ jer tako šaljete poruku da ste važniji od primaoca.

2. Obratite pažnju na Subject line (naslov email-a)

Tema je prvi, a ponekad i jedini deo vaše e-pošte koji će primalac pročitati. S obzirom na to, trebali biste kreirati temu koja će kod primaoca probuditi interesovanje za još informacija i otvaranje e-pošte. Razmišljate o naslovu email-a kao o naslovu u novinama – treba da vam ugrabi pažnju prvo! Kad su u pitanju akcije i promocije, da biste privukli čitaoce, morate da obećate stvarnu vrednost, poput popusta ili besplatnog probnog perioda u naslovu. Međutim, morate uspostaviti ravnotežu između pružanja dovoljno detalja u naslovu email-a i njenog kratkog prikazivanja. Ovo je izuzetno važno zbog upotrebe mobilnih uređaja sa manjim ekranima na kojima bi se mogle preseći duži naslovi e-poruke.

3. Dužina je bitna

Bez obzira šta se kaže, dužina je bitna. Svi smo bili primaoci dugačkih email-ova, znate onih zbog kojih uzdahnete i pre nego što počnete da je čitate? Ako stavite previše u email, od samog početka ćete dobiti negativnu reakciju. Neka vaša e-pošta bude kratka. Ako imate više tema o kojima ćete razgovarati, razmislite o pisanju određenog broja e-poruka. Lakše je odgovoriti na pojedinačne stvari i baviti se njima odjednom, nego bombardirati osobu inkvizicijom.

4. Budite jasni

Nakon uspešnog naslova, primalac je sada otvorio vašu e-poštu. Želite da svoju poruku prenesete, pa budite sažeti i pređite na stvar. Svaki dodatni detalj koji ne prosleđuje vašu poruku još je jedan razlog zašto čitalac prestaje da čita. Razmotrite koje informacije su potrebne i izaberite samo takve. Odgovor na Ko? Šta? Kada? Gde? i Zašto? daje informacije koje će sagovornik ceniti. Ako je moguće, osetljive informacije dostavite lično, a ne putem e-pošte. Budući da je većina ljudi preplavljena ogromnom količinom e-poruka koje dobijaju svakodnevno, pokušajte da izbegnete prekomernu komunikaciju.

Ako, međutim, za vašu poruku treba više sadržine i ako ne možete da izbegnete pisanje dužeg email-a, učinite ga bar lakim za čitanje i prelistavanje. Pokušajte da koristite sledeće:

• Naslovi i nabrojane liste
• Kratke rečenice i pasusi
• Podebljani važni delovi
• Jednostavni termini, bez žargona

Prosečna osoba pročita samo 20 procenata teksta na web stranici. Ove metode mogu pomoći vašem čitaocu da obrati pažnju na najvažnije delove vašeg email-a.

5. Ne šaljite email odmah

Ukoliko šaljete važan email, nemojte ga odmah poslati nakon pisanja. Mudro bi bilo da odvojite vreme i da ga pročitate još jednom. Možda i da dozvolite nekom drugom da ga pročita. Ukoliko pišete o nekim delikatnim stvarima, angažujte nekog drugog da Vam da svoje mišljenje, da bi bili sigurni da ton Vašeg email-a je ton koji želite da pošaljete. Za ovakve stvari, svakako dobro razmislite da li je email pravi vid komunikacije za tu svrhu.

6. Proverite pravopis

Poliranje e-pošte pre nego što je pošaljete pokazuje koliko ste vremena uložili u komunikaciju i koliko cenite primaoca. Ne želite da vaša poruka završi u direktorijumu za neželjenu poštu (Spam). Svi prave greške, ali u ovom slučaju morate biti pažljivi. Pravopisne greške mogu mnoge od nas odbiti i biti razlog da preskoče ostatak email-a. Ako komunicirate sa stranim klijentima, možete koristiti i alate i usluge koji vam mogu pomoći u ovoj fazi (Grammarly, Spell checker, Grammar Girl, Handmadewritings, ProWritingAid i sl.).

7. Ne zaboravite prilog (dokument)

Ukoliko želite da pošaljete neki dokument, pre slanja obavezno proverite da li ste ga priložili u poruci (Attachment).

8. Proverite linkove

Ukoliko postavljate link-ove u sadržaj Vaše poruke, proverite da li su linkovi ispravni i da li vode do željene adrese. Ljudi nemaju vremena za gubljenje, stoga im olakšajte sa ispravnim vezama do konkretnog sadržaja.

9. Pravo vreme za slanje

Uvek razmisliti o vremenu pre slanja. Ovo će zavisiti od cilja vaše e-pošte. Svakako je da ne želite da se izgubite u preopterećenom sandučetu. Ponedeljak ujutro je veoma zauzet period jer se ljudi sustižu sa prethodnom nedeljom. Petak uveče je rizičan jer ljudi razmišljaju o vikendu. Razmislite o osobi koja prima e-poštu u vezi sa vašom temom, kada će njoj ili njemu odgovarati da pročita prosleđen sadržaj?

10. Uspostavite Give&Take odnos

Ne šaljite email samo kada nešto tražite. Razmišljate i o toj drugoj osobi. Ako se samo čujete kada Vama nešto treba, možete naići na zid u jednom momentu. Razmislite kako možete pomoći drugima. Ako imate klijente, pošaljite im relevantne članke ili informacije kada naiđete na njih. Neka znaju da mislite na njih, tako će i oni misliti na Vas. Ako želite nešto nekom da prodate, prvo ga pitajte šta možete učiniti za njega pre nego što zatražite da to nešto kupi od Vas. Ne zaboravite da svaki odnos podrazumeva davanje i uzimanje.

11. Koristite [EOM]

Ako imate kratku poruku za slanje nekome, razmislite o korišćenju samo naslova e-poruke i [EOM]. [EOM] je skraćenica od „End of Message“. Ako želite nekome da kažete da ste dobili njegovu poruku ili da vam je jasno šta morate učiniti, možete pokušati sledeće:

SUBJECT: Dobio sam tvoju poruku, pobrinuću se za sve [EOM]

Ovo će uštedeti vreme primaoca jer neće morati da otvora e-poštu. Svaka sačuvana sekunda kad se sabere, pretvara se u nekoliko minuta, sati i dana koje biste mogli da koristite za nešto drugo.

12. Upravljanje svojom e-poštom

Ako ste osoba koja ne kontroliše svoje email-ove, verovatno ćete otkriti da email-ovi koje šaljete ne dobijaju odgovor kakav biste želeli. Ukoliko ne odgovarate blagovremeno drugim ljudima na njihove poruke, najverovatnije ćete izgubiti poštovanje i Vaša dalja komunikacija će biti ugrožena.

Budući da je vreme najvredniji resurs kako za ljude, tako i za kompanije, gubljenje vremena na neefikasne email-ove je gubljenje vašeg najdragocenijeg kapitala. U suštini, efikasni email-ovi, kao i bilo koja druga forma komunikacije treba da bude jasna, koncizna i učtiva. Imajte ove preporuke na umu kada šaljete e-poruke i videćete uskoro rezultate.